O que é e para que serve um GMAO?

O significado da sigla GMAO é Gestão da Manutenção Assistida por Ordinador,

Curiosamente, esta sigla é utilizada tanto em Espanha como em França. Na América Latina, preferem utilizar a sigla GMAC, cujo significado é Gestão da Manutenção Assistida por Computador, e no resto do mundo CMMS, Computerized Maintenance Management Software.

Tal como o nome indica, é um software para facilitar a gestão da manutenção de ativos de uma organização, principalmente ativos físicos, embora possam não o ser. A filosofia destes sistemas é colocar no centro da manutenção os “ativos” ou equipamentos, em torno dos quais estará vinculado tudo o que lhes afeta (documentos técnicos, ordens de trabalho, planos de manutenção, peças sobresselentes/peças de substituição, custos, etc.).

Este tipo de ferramentas permite ao departamento de manutenção realizar uma gestão correta dos seus ativos e tudo o que os “rodeia”, como: tarefas e atividades de manutenção, custos, inventário de peças sobresselentes, recursos humanos internos, subcontratos, etc. Pode-se dizer que estas soluções são as responsáveis por otimizar os processos de manutenção das organizações industriais.

O GMAO é um software orientado para facilitar a gestão da manutenção de ativos de uma organização, colocando no centro da manutenção os “ativos” ou equipamentos.

I Funções principais de um GMAO

Atualmente, existem várias soluções GMAO no mercado e, embora existam diferenças entre elas, principalmente na interação com o utilizador, também existem diferenças quanto às funcionalidades disponíveis.

No entanto, a maioria deste tipo de software dispõe de 3 módulos principais com funções básicas para a sua gestão:

• Módulo de manutenção
• Módulo de inventário
• Módulo de compras

É possível que esteja a ponderar implementar um GMAO na sua organização, mas que já disponha de um ERP no qual realiza a gestão de compras e de um software de gestão de armazém (SGA). Então, perguntar-se-á: Devo implementar forçosamente os 3 módulos?

A resposta, na maioria dos casos, é: Não. Nesse caso, poderá implementar apenas o módulo de manutenção com as vantagens que proporcionam as suas respetivas funções. No entanto, para poder dispor de dados financeiros reais da manutenção, é muito recomendável implementar os 3 módulos e integrá-los com o resto dos sistemas já existentes.

Cada um dos módulos enumerados dispõe de uma série de funcionalidades. Dependendo do software escolhido, disporá de maior ou menor número de funcionalidades, bem como de maior ou menor capacidade de integração com outras soluções.

Embora não seja imperativo, é recomendável implementar os 3 módulos e integrá-los com o resto dos sistemas já existentes.

I Funcionalidades básicas

A maioria dos GMAO do mercado dispõe das funcionalidades básicas que, no mínimo, permitem:

• Gestão de ativos e da sua correspondente hierarquia.
• Planificação e programação das manutenções preventivas.
• Gestão das manutenções corretivas decorrentes de avarias ou ocorrências.
• Controlo dos stocks de peças sobresselentes e de substituição.
• Gestão de compras de material MRO (Manutenção, Reparação e Operações).
• Gestão de recursos humanos internos.
• Gestão de subcontratos.
• Gestão de solicitações e ordens de trabalho.
• Controlo dos custos associados à manutenção.
• Gestão do cumprimento normativo em segurança.

De seguida, vamos entrar um pouco mais em detalhe sobre as características de cada um dos módulos que integram um GMAO:

1. Módulo de manutenção

Este módulo é o módulo principal de um sistema GMAO e em torno do qual giram o resto dos módulos e funcionalidades do sistema. É neste módulo que se realiza a gestão de ativos e a gestão das manutenções preventivas e corretivas, entre outras funcionalidades.

Numa organização com um elevado número de ativos, é vital gerir corretamente o programa de manutenções preventivas para evitar sofrer paragens de atividade na produção decorrentes de uma avaria que pode ser evitada com uma manutenção preventiva. Um GMAO ajuda o departamento de manutenção a planificar a periodicidade dessas manutenções preventivas e, uma vez programado, automatiza a criação das ordens de trabalho associadas a estas manutenções.

Atualmente, graças ao IIoT (Internet industrial das coisas), é possível conectar alguns sistemas GMAO com a sensorização dos ativos da fábrica. Isto permite às organizações dar um passo mais além na proatividade da manutenção. A integração dos dados extraídos dos ativos com um sistema GMAO permite realizar uma manutenção baseada em condições, a qual lançará automaticamente solicitações de trabalho ou ordens de trabalho segundo o estado atual dos equipamentos. Isto permite realizar manutenções preventivas e/ou corretivas baseadas nos dados de campo, bem como proporciona capacidades analíticas preditivas para antecipar a falha dos equipamentos.

Por outro lado, é igualmente importante gerir corretamente os ativos da organização. A gestão de ativos permite realizar um seguimento dos dados gerados pelas atividades de manutenção realizadas, bem como os metadados associados aos ativos. Entre estes dados, podemos encontrar: datas de compra, garantias, características do ativo, estatísticas do ativo, documentação do ativo e muitos mais dados. No entanto, os dados mais importantes e poderosos que um GMAO gere são os dados de histórico de um ativo.

O histórico de um ativo é o registo das diferentes atuações de manutenção realizadas sobre o ativo em concreto. Esta informação é muito útil para o departamento de manutenção para a sua posterior análise e extração de conclusões. Por exemplo, estudando esses dados, pode-se determinar padrões de falha e modificar a planificação das manutenções preventivas com base nisso.

2. Módulo de inventário

O módulo de inventário é também muito importante e útil para uma organização com um elevado número de ativos. É neste módulo que a organização gerirá os armazéns e stocks de peças sobresselentes MRO dos ativos.

A implementação deste módulo permite ao departamento de manutenção associar as peças sobresselentes e materiais necessários segundo o tipo de trabalho a realizar. Por sua vez, o sistema GMAO realizará um controlo do stock mínimo das peças sobresselentes e materiais para assegurar que estes estejam disponíveis e, em caso de necessidade de compra, enviar uma notificação ou realizar a compra automaticamente (função realizada pelo módulo de compras). Desta forma, evita-se encontrar-se na situação de ter de realizar uma manutenção de um ativo e não dispor do material necessário para a sua execução, o que pode provocar uma paragem de atividade na produção prolongada, dispendiosa e desnecessária.

3. Módulo de compras

O módulo de compras é o que proporciona funcionalidades para realizar todas as tarefas administrativas relacionadas com o departamento de compras de uma empresa.

Neste módulo, será realizada de forma automatizada toda a gestão de reposição de materiais e peças sobresselentes para assegurar o stock mínimo necessário, bem como a aquisição pontual de material extraordinário. Esta gestão inclui desde o pedido de orçamentos e envio de encomendas até à receção de faturas.

I Vantagens da implementação de um GMAO

Para uma organização pequena com poucos ativos, pode-se levar a gestão da manutenção mediante diferentes métodos, desde simples listagens de equipamentos, materiais utilizados e manutenções realizadas, até folhas de cálculo ou bases de dados tipo Access criadas pelo próprio.

No entanto, para organizações médias e grandes, essa gestão utilizando esta metodologia pode converter-se numa tarefa árdua e laboriosa, além de consumir um elevado número de horas e limitar a exploração dos dados. Pelo que, para essas organizações, é recomendável utilizar um sistema integrado para a gestão da manutenção (GMAO).

A implementação de um GMAO proporciona os seguintes benefícios, entre outros:

• Redução dos custos de gestão de manutenção.
• Aumentar a eficiência laboral.
• Adequada gestão da documentação.
• Padronização e homogeneização das tarefas de manutenção.
• Gestão de inventários e compras automatizada.
• Diminuição das manutenções corretivas.
• Controlo da gestão do tempo dos técnicos de campo.
• Maior controlo de custos.
• Capacidade de análise de dados de gestão para melhorar os planos de manutenção.
• Otimizar a tomada de decisão após análise de dados.
• Identificar as causas das avarias.

Nas organizações médias e grandes, é totalmente recomendável utilizar um sistema integrado para a gestão da manutenção (GMAO).

I Conclusões

Em resumo, um sistema GMAO ajuda as organizações a otimizar os recursos utilizados na gestão da manutenção, bem como a realizar uma melhor gestão de ativos, inventário e compras. A implementação deste tipo de soluções, juntamente com uma ferramenta de mobilidade, permite passar as organizações das ordens de trabalho sobre papel e lápis realizadas com uma folha de cálculo Excel para um sistema totalmente digitalizado e automatizado.

Também se pode concluir que a implementação de um sistema GMAO numa organização requer um estudo das necessidades de cada empresa, onde se determinará que módulos requer e a sua integração com outros sistemas já existentes.