¿Qué es y para qué sirve un GMAO?

El significado de las siglas GMAO es Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador,

Como curiosidad, estas siglas son usadas tanto en España como en Francia. En Latinoamérica prefieren usar las siglas GMAC, cuyo significado es Gestión del Mantenimiento Asistido por Computadora y en el resto del mundo CMMS, Computerized Maintenance Management Software.

Tal y como su nombre indica, es un software para facilitar la gestión del mantenimiento de activos de una organización, principalmente activos físicos, aunque pueden no serlo. La filosofía de estos sistemas es poner en el centro del mantenimiento los “activos” o equipos, alrededor de los cuales estará vinculado todo lo que le afecta (documentos técnicos, órdenes de trabajo, planes de mantenimiento, recambios/repuestos, costes, etc…).

Este tipo de herramientas permite al departamento de mantenimiento realizar una correcta gestión de sus activos y todo lo que les “rodea” como: tareas y actividades de mantenimiento, costes, inventario de repuestos, recursos humanos internos, subcontratas, etc. Se puede decir que estas soluciones son las responsables de optimizar los procesos de mantenimiento de las organizaciones industriales.

El GMAO es un software orientado a facilitar la gestión del mantenimiento de activos de una organización situando en el centro del mantenimiento los “activos” o equipos.

I Funciones principales de un GMAO

Hoy en día existen multitud de soluciones GMAO en el mercado y aunque entre ellas hay diferencias principalmente en la interacción con el usuario, también hay diferencias en cuanto a las funcionalidades disponibles.

No obstante, la mayoría de este tipo de software dispone de 3 módulos principales con funciones básicas para su gestión:

• Módulo de mantenimiento
• Módulo de inventario
• Módulo de compras

Es posible que estés planteándote implementar un GMAO en tu organización pero que ya dispongas de un ERP en el que realizas la gestión de compras y de un software de gestión de almacén (SGA). Entonces, te preguntarás: ¿Debo implementar forzosamente los 3 módulos?

La respuesta, en la mayoría de los casos, es: No. En dicho caso, podrías implantar únicamente el módulo de mantenimiento con las ventajas que proporcionan sus respectivas funciones. Sin embargo, para poder disponer de datos financieros reales del mantenimiento es muy recomendable implementar los 3 módulos e integrarlos con el resto de los sistemas ya existentes.

Cada uno de los módulos enumerados dispone de una serie de funcionalidades. Dependiendo del software elegido dispondrá de mayor o menor número de funcionalidades, así como de mayor o menor capacidad de integración con otras soluciones.

Aunque no es imperativo, si que es recomendable implementar los 3 módulos e integrarlos con el resto de los sistemas ya existentes.

I Funcionalidades básicas

La mayoría de GMAO del mercado disponen de las funcionalidades básicas que como mínimo permiten:

• Gestión de activos y su correspondiente jerarquía.
• Planificación y programación de los mantenimientos preventivos.
• Gestión de los mantenimientos correctivos derivados de averías o incidencias.
• Control de los stocks de repuestos y recambios.
• Gestión de compras de material MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones).
• Gestión de recursos humanos internos.
• Gestión de subcontratas.
• Gestión de solicitudes y órdenes de trabajo.
• Control de los costes asociados al mantenimiento.
• Gestión del cumplimiento normativo en seguridad.

A continuación, vamos a entrar un poco más en detalle de las características de cada uno de los módulos que integran un GMAO:

1. Módulo de mantenimiento

Dicho módulo es el módulo principal de un sistema GMAO y entorno al cual giran el resto de módulos y funcionalidades del sistema. Es en este módulo donde se realiza la gestión de activos y la gestión de los mantenimientos preventivos y correctivos, entre otras funcionalidades.

En una organización con un elevado número de activos es vital gestionar correctamente el programa de mantenimientos preventivos por tal de evitar sufrir paros de actividad en la producción derivados de una avería que puede ser evitada con un mantenimiento preventivo. Un GMAO ayuda al departamento de mantenimiento a planificar la periodicidad de dichos mantenimientos preventivos y una vez programado, automatiza la creación de las órdenes de trabajo asociadas a estos mantenimientos.

Hoy en día, gracias al IIoT (Internet industrial de las cosas), es posible conectar algunos sistemas GMAO con la sensórica de los activos de planta. Esto permite a las organizaciones dar un paso más allá en la pro-actividad del mantenimiento. La integración de los datos extraídos de los activos con un sistema GMAO permite realizar un mantenimiento basado en condiciones, el cual lanzará automáticamente solicitudes de trabajo u órdenes de trabajo según el estado actual de los equipos. Esto permite realizar mantenimientos preventivos y/o correctivos basados en los datos de campo, así como proporciona capacidades analíticas predictivas para anticiparse al fallo de los equipos.

Por otro lado, es igual de importante el gestionar correctamente los activos de la organización. La gestión de activos permite realizar un seguimiento de los datos generados por las actividades de mantenimiento realizadas, así como los metadatos asociados a los activos. Entre estos datos podemos encontrar: fechas de compra, garantías, características del activo, estadísticas del activo, documentación del activo y multitud de datos más. No obstante, los datos más importantes y poderosos que gestiona un GMAO son los datos de historial de un activo.

El historial de un activo es el registro de las diferentes actuaciones de mantenimiento realizadas sobre el activo en concreto. Esta información es muy útil para el departamento de mantenimiento para su posterior análisis y extracción de conclusiones. Por ejemplo, estudiando dichos datos se puede determinar patrones de fallo y modificar la planificación de los mantenimientos preventivos en base a ello.

2. Módulo de inventario

El módulo de inventario es también muy importante y útil para una organización con un elevado número de activos. Es en este módulo donde la organización gestionará los almacenes y stocks de repuestos MRO de los activos.

La implementación de dicho módulo permite al departamento de mantenimiento asociar los repuestos y materiales necesarios según el tipo de trabajo a acometer. A su vez, el sistema GMAO realizará un control del stock mínimo de los repuestos y materiales para asegurar que estos estén disponibles y en caso de necesidad de compra, enviar una notificación o realizar la compra automáticamente (función realizada por el módulo de compras). De esta manera, se evita encontrarse en la situación de tener que realizar un mantenimiento de un activo y no disponer del material necesario para su ejecución, lo cual puede provocar un paro de actividad en la producción prolongado costoso e innecesario.

3. Módulo de compras

El módulo de compras es el que proporciona funcionalidades para realizar todas las tareas administrativas relacionadas con el departamento de compras de una empresa.

En dicho módulo se realizará de manera automatizada toda la gestión de reposición de materiales y repuestos para asegurar el stock mínimo necesario, así como la adquisición puntual de material extraordinario. Esta gestión incluye desde la petición de presupuestos y envío de pedidos hasta la recepción de facturas.

I Ventajas de la implantación de un GMAO

Para una organización pequeña con pocos activos se puede llevar la gestión del mantenimiento mediante distintos métodos, desde simples listados de equipos, materiales utilizados y mantenimientos realizados, hasta hojas de cálculo o bases de datos tipo Access creadas por uno mismo.

No obstante, para organizaciones medianas y grandes, dicha gestión utilizando esta metodología puede convertirse en una tarea ardua y laboriosa, a la par de consumir un elevado número de horas y limitar la explotación de los datos. Por lo cual, para dichas organizaciones es recomendable utilizar un sistema integrado para la gestión del mantenimiento (GMAO).

La implantación de un GMAO proporciona los siguientes beneficios entre otros:

• Reducción de los costes de gestión de mantenimiento.
• Aumentar la eficiencia laboral.
• Adecuada gestión de la documentación.
• Estandarización y homogenización de las tareas de mantenimiento.
• Gestión de inventarios y compras automatizada.
• Disminución de los mantenimientos correctivos.
• Control de la gestión del tiempo de los técnicos de campo.
• Mayor control de costes.
• Capacidad de análisis de datos de gestión para mejorar los planes de mantenimiento.
• Optimizar la toma de decisión tras análisis de datos.
• Identificar las causas de las averías.

En las organizaciones medianas y grandes es totalmente recomendable utilizar un sistema integrado para la gestión del mantenimiento (GMAO).

I Conclusiones

En resumen, un sistema GMAO ayuda a las organizaciones a optimizar los recursos empleados en la gestión del mantenimiento, así como a realizar una mejor gestión de activos, inventario y compras. La implantación de este tipo de soluciones junto a una herramienta de movilidad permite pasar a las organizaciones de las órdenes de trabajo sobre papel y lápiz realizadas con una hoja de cálculo Excel a un sistema totalmente digitalizado y automatizado.

También se puede concluir, que la implantación de un sistema GMAO en una organización requerirá de un estudio de las necesidades de cada empresa, dónde se determinará qué módulos requiere y su integración con otros sistemas ya existentes.