¿Por qué utilizar un EAM/GMAO en la nube?

Antes de explicar por qué el mercado cada vez vira más hacia la implantación de software en la nube, me gustaría introducir los sistemas EAM y GMAO, así como explicar brevemente sus diferencias.

Un sistema GMAO (Gestión del Mantenimiento Asistida por Ordenador), tal y como su nombre indica, es un software para facilitar la gestión del mantenimiento de activos de una organización, principalmente activos físicos, aunque pueden no serlo. La filosofía de estos sistemas es poner en el centro del mantenimiento los “activos” o equipos, alrededor de los cuales estará vinculado todo lo que le afecta (documentos técnicos, órdenes de trabajo, planes de mantenimiento, recambios/repuestos, costes, etc…).

Este tipo de herramientas permite al departamento de mantenimiento realizar una correcta gestión de sus activos y todo lo que les “rodea” como: tareas y actividades de mantenimiento, costes, inventario de repuestos, recursos humanos internos, subcontratas, etc. Se puede decir que estas soluciones son las responsables de optimizar los procesos de mantenimiento de las organizaciones industriales.

Aunque haya personas que hablan de los dos sistemas indistintamente, los sistemas EAM (Enterprise Asset Management) y los GMAO, tienen algunas diferencias.

La diferencia más importante es el enfoque y el alcance de ambos sistemas.

Mientras los sistemas GMAO se enfocan principalmente en el mantenimiento de los activos, los sistemas EAM tienen un enfoque más amplio de negocio abarcando diferentes necesidades y funciones del mismo.

Es por ello, que los sistemas EAM pueden disponer de módulos y funcionalidades que van más allá del mero mantenimiento, como la gestión de proyectos, de edificios, de rentas y alquileres, de presupuestos, de flotas o funcionalidades como la digitalización de permisos de trabajo o procedimientos Lock Out – Tag Out (LO/TO), entre muchas otras.

Hoy en día, aún existen muchas organizaciones que no disponen de un sistema GMAO ni un sistema EAM, o bien, no extraen el máximo rendimiento de los mismos.

Estos sistemas son 100% necesarios si queremos asegurar la mayor disponibilidad de nuestros equipos y líneas de producción, a la par que disminuir costes relacionados con el mantenimiento. Todo ello, asegurando siempre el aumento de fiabilidad de los mismos, así como reduciendo averías y paros no programados. Sin olvidar el aumento de la eficiencia laboral que la implantación de un sistema GMAO o EAM supone.

Estos sistemas, al igual que muchos otros softwares, cada vez es más común no comprarlos en propiedad ni instalarlo en los propios servidores de la compañía.

Actualmente, la tendencia cada vez más predominante es contratarlos como servicio, o también llamado SaaS (Software as a Service), y que estos se encuentren en la nube contratada por el fabricante del software y bajo su responsabilidad. En el SaaS se paga una suscripción mensual o anual por el uso del software.

Ventajas de un SaaS

Estas son algunas de las ventajas de un SaaS:

1. Disponer del software como una inversión OPEX

La inversión inicial en el licenciamiento en propiedad o perpetuo se realiza mediante CAPEX y siempre es muy superior a la inversión inicial de un SaaS. Además, tributariamente, los beneficios fiscales de una inversión en OPEX es más atractiva que en CAPEX.

2. No es necesario invertir en servidores para su instalación

Al invertir en SaaS, la solución se encuentra en la nube, pero estos gastos están incluidos en el precio del licenciamiento a diferencia de un licenciamiento en propiedad o perpetuo.

3. No se requieren licencias adicionales de softwares de terceros

Las licencias de sistemas operativos, de bases de datos u otras, deben ser adquiridas por el usuario final en caso de un licenciamiento en propiedad, mientras que éstas están incluidas en el precio del licenciamiento en modalidad SaaS.

4. Mantenimiento y soporte técnico incluido

Al licenciar un software con una licencia en propiedad o perpetua, se debe pagar anualmente un porcentaje del coste de la misma (20% aprox.) si queremos tener el mantenimiento y soporte técnico del fabricante. Con un SaaS el mantenimiento y soporte técnico están incluidos.

5. Actualizaciones automáticas de nuevas versiones incluidas

Cuando se dispone de un licenciamiento en propiedad o perpetuo, la responsabilidad de la actualización a nuevas versiones corre a riesgo y cuenta del usuario final. Además, sólo se tiene acceso a las mismas si no se ha dejado de contratar el mantenimiento del software.

En las soluciones SaaS, estas actualizaciones se encuentran incluidas en el precio del licenciamiento y generalmente son realizadas de forma automática por el propio fabricante de software. El usuario final, puede decidir si desea actualizaciones automáticas o no.

6. Alta disponibilidad

Si disponemos de un licenciamiento en propiedad e instalamos el sistema GMAO en los servidores de nuestra organización, estos requerirán de un mantenimiento y pueden sufrir paros no programados, por lo que la disponibilidad de los mismos se ve afectada.

Al implantar un sistema con licenciamiento SaaS, la disponibilidad del mismo siempre será muy elevada, ya que habitualmente estos trabajan en plataformas cloud de alta disponibilidad.

7. Ciberseguridad

Uno de los aspectos que más suelen temer los usuarios finales, es la ciberseguridad de los sistemas implantados en la nube. En una gran mayoría de organizaciones, grandes y pequeñas, existen multitud de vulnerabilidades en la ciberseguridad de sus redes. Esto conlleva que, aunque dispongamos de los datos únicamente dentro de nuestra infraestructura, estos sean vulnerables.

Las principales compañías de hosting en la nube (Microsoft Azure, Amazon, Google, IBM…) han invertido cantidades ingentes en la ciberseguridad, lo que permite afirmar que hoy en día los datos están más seguros en sus plataformas que en los servidores de nuestra organización.

Estas son las principales ventajas de implantar un sistema GMAO/EAM como SaaS, pero no las únicas.

Ultimo: GMAO/EAM en la nube

Nuestro software Ultimo es un GMAO/EAM en la nube, el cual satisface todos los puntos comentados previamente. Ultimo, corre sobre Microsoft Azure, lo que nos asegura una disponibilidad del 99,7%.

En el caso de la ciberseguridad, dispone de múltiples mecanismos para reforzarla. Algunos de ellos son la encriptación de los datos (TDE), realización de tests de penetración, implantación de “private endpoints”, DDOS protection, etc…

Podemos concluir, que es una decisión estratégica a nivel de compañía qué modelo de licenciamiento contratar, pero los beneficios de un SaaS son muy interesantes para la implantación de un sistema GMAO o EAM.