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Asset Management (GMAO – EAM)

El primer paso hacia la optimización del mantenimiento

Cada uno de tus activos cuenta una historia. El verdadero mantenimiento significa escuchar esas historias. Reconocer las señales críticas e iniciar la respuesta correcta. ¿Cómo maximizar la disponibilidad de los activos? ¿Cómo puede un software de gestión de mantenimiento ayudarte a alcanzar tus objetivos?

 

¿Para qué sirve un software de gestión del mantenimiento?

El software de gestión de mantenimiento permite registrar información importante sobre tus activos. Un software GMAO o EAM permite optimizar los procesos de trabajo, gestionar y planificar las órdenes de trabajo, gestionar tus equipos técnicos y asegurar la retención de conocimiento. Conocimiento que se utiliza para mejorar la organización del mantenimiento todos los días.

El uso de un software de gestión de mantenimiento probado y fácil de usar ayuda en esto y da estructura a tu proceso de mantenimiento. Con la información del software de mantenimiento, puedes controlar mejor los procesos de mantenimiento, la política de mantenimiento, los contratos actuales, el tiempo de actividad y de inactividad de los activos y la gestión de inventario y compras. Tan importante es gestionar correctamente el mantenimiento como asegurar que siempre dispongas del stock necesario para su ejecución. Por ello, este tipo de software ayuda a asegurar los stocks mínimos de inventario y gestionar las compras necesarias para ello.

Beneficios de un software de gestión del mantenimiento (GMAO – EAM)

  1. Procesos de mantenimiento eficientes.
  2. Mayor comprensión para potenciar la toma de decisiones y obtener resultados.
  3. Mayor eficiencia laboral.
  4. Control de costes optimizado.
  5. Mayor disponibilidad de los activos.

 

¿Qué es un sistema EAM?

Dentro de una organización existen toda una serie de activos clave para el desarrollo de sus actividades. Estos activos deben gestionarse de manera adecuada para optimizar su funcionamiento, reduciendo al mínimo las paradas no previstas. Un sistema de gestión de mantenimiento permite gestionar estos activos materiales (edificios, equipos, vehículos, etc.) tanto dentro como fuera de las propias instalaciones.

También conviene diferenciar entre el propio GMAO y un sistema EAM (Enterprise Asset Management). Mientras que el primero se centra en la gestión del mantenimiento de una manera más vertical, un sistema EAM adopta un enfoque integral, pero a la vez adaptable a necesidades concretas. Un sistema EAM controla y gestiona todo el ciclo de vida del activo, desde la adquisición hasta la retirada del mismo, favoreciendo así el rendimiento de los mismos. Es decir, un sistema EAM dispone de más funcionalidades que únicamente la gestión del mantenimiento.

Los componentes tradicionales de un sistema GMAO también se incluyen en el software EAM, por lo que se beneficia de una solución completa.

 

¿Qué ventajas aporta un sistema EAM?

  • Aumenta la disponibilidad operativa de los activos y la eficiencia de tus procesos. Permite gestionar y planificar el mantenimiento de una forma clara y sencilla. Además, ayuda a realizar el mantenimiento preventivo cuando corresponde y dispone de las herramientas necesarias para habilitar el mantenimiento predictivo.
  • Optimiza la vida útil de los activos. Así, maximiza el retorno de la inversión de los activos de una manera segura y responsable.
  • Aumenta el nivel de seguridad en los espacios de trabajo. Integra en una única aplicación la gestión integral del mantenimiento con permisos de trabajo, procedimientos Lock Out Tag Out (LOTO) y gestión de incidentes. Todo ello permite coordinar las políticas de salud, seguridad y medioambiente (HSE) con la prevención de riesgos laborales (PRL) y facilita el cumplimiento de la legislación.
  • Controla los objetivos del presupuesto de mantenimiento. Gestiona los costes de mantenimiento mediante informes y cuadros de mando claros. Aplicación propia para dispositivos móviles que permite trabajar de una forma más eficiente y cómoda a la vez que reduce los costes administrativos.
  • Almacena todo el conocimiento que los equipos de mantenimiento adquieren a diario para poder utilizarlo en el futuro.

Funciones principales de un software de gestión de activos EAM

1. Gestión de activos

La gestión de los activos es vital. ¿Cómo se registra esa información importante? Información sobre las instalaciones y los activos de producción y servicios generales. ¿Sobre los repuestos, equipos de transporte y herramientas? Sin mencionar el conocimiento de todos los procesos que rodean a estos activos.

En el módulo de gestión de activos se pueden registrar los datos de todos los activos y comprender cómo pueden mejorarse los procesos. Es posible crear una jerarquía y visualizar los datos con una variedad de exploradores. También permite registrar la información relevante de los activos para cada organización. Incluyendo información organizativa, técnica y documentación. Debido a las amplias opciones, cada organización puede diseñar su propia estructura de activos.

2. Gestión del mantenimiento preventivo

El mantenimiento preventivo se refiere al mantenimiento programado y de rutina de un activo que esencialmente facilita que el equipo se mantenga en funcionamiento. El mantenimiento preventivo reduce el tiempo de inactividad no planificado y los costes elevados por averías inesperadas del equipo. Las medidas preventivas pueden ser difíciles de rastrear y evaluar. Esta es la razón por la cual la mayoría de las empresas dependen del software de mantenimiento preventivo para ayudar y hacer frente a las acciones preventivas.

Los beneficios de este módulo incluyen:

  • Creación y optimización de los planes de mantenimiento preventivo.
  • Gestionar los recursos humanos del equipo de mantenimiento.
  • Usar rutas de mantenimiento para múltiples actividades de mantenimiento más pequeñas.
  • Crear datos históricos para auditorías y controles.
  • Utilizar uno o varios planificadores fáciles de usar para planificar las actividades periódicas y comprender la carga de trabajo.

Si se desea ir un paso más allá y realizar un mantenimiento proactivo e inteligente, algunos sistemas EAM también permiten implementar el mantenimiento basado en condiciones (predictivo) y el mantenimiento basado en riesgos.

3. Gestión del mantenimiento correctivo

La gestión del mantenimiento correctivo es crucial para evitar tiempos de inactividad imprevistos y costosos. Con un enfoque proactivo, puedes identificar y solucionar problemas antes de que se conviertan en emergencias, maximizando la eficiencia operativa y reduciendo los gastos innecesarios.

En muchas ocasiones, el mantenimiento correctivo a ejecutar es una acción repetitiva a lo largo del tiempo, como podría ser un cambio de cojinetes de un equipo rotativo. En estos casos, es necesario disponer de planes de trabajo configurados con sus recursos (materiales, herramientas, MO perfil técnico, etc.) para no tener que crear la orden de trabajo desde cero.

Entre otras funcionalidades, para una correcta gestión del mantenimiento correctivo, un software GMAO o EAM debe incluir:

  • Registro y gestión de solicitudes de trabajo.
  • Planes de trabajo de mantenimiento correctivo repetitivo
  • Un planificador en base a la carga de trabajo de los técnicos de campo, donde visualizar tanto el mantenimiento periódico como correctivo.
  • Historial completo de mantenimiento correctivo realizado por activo.
  • Automatización de tareas y recordatorios para un seguimiento eficiente

4. Gestión del mantenimiento autónomo y cambios de turno

¿Cómo se asegura de que se intercambie la información correcta entre todos sus trabajadores?

En muchas compañías, los técnicos de producción realizan tareas básicas de mantenimiento de los activos con los que trabajan. A este mantenimiento se le conoce como mantenimiento autónomo y consiste en la ejecución de tareas como la limpieza, inspecciones y calibraciones, entre otros.

Un sistema EAM debe permitir disponer de un punto centralizado donde se intercambie la información entre los operarios de producción y el departamento de mantenimiento. Este repositorio permite registrar y gestionar las acciones llevadas a cabo por los técnicos de producción en el mismo sistema donde se gestiona el mantenimiento.

Adicionalmente, cuando se dispone de diferentes turnos de fabricación y mantenimiento, es indispensable que exista este único repositorio de la verdad para intercambiar toda la información entre los diferentes turnos.

5. Gestión de almacenes y compras

Evita situaciones de falta de materiales manteniendo un stock mínimo

¿Cómo se asegura de que los niveles de existencias sean exactamente los que necesita?

El módulo de inventario es esencial para gestionar almacenes y stocks de repuestos MRO. Permite asociar repuestos y materiales según el trabajo a realizar y controlar el stock mínimo para evitar paros costosos. El módulo de compras automatiza la gestión de reposición de materiales, desde presupuestos hasta facturas, asegurando un stock adecuado. También permite gestionar la contratación de servicios de proveedores de servicios.

Con estos módulos en un sistema GMAO o EAM, las organizaciones pueden evitar interrupciones prolongadas y costosas al garantizar la disponibilidad de los materiales necesarios para el mantenimiento de los activos. La eficiente administración de inventario y compras es clave para una operación fluida y rentable.

Como funcionalidades básicas e indispensables debe incluir:

  • Asegurar disponer siempre del stock mínimo deseado.
  • Recomendaciones de órdenes de compra automatizadas según stock, pedidos ya realizados, reservas de materiales, etc.
  • Seguimiento de acuerdos y contratos con sus proveedores.
  • Registrar el proceso completo de gestión de almacenes y logística de compra.
  • Optimización de stocks mínimos.
  • Posibilidad de integración con ERP.

6. Gestión de salud, seguridad y medioambiente (HSE)

Riesgos. Algo que todos queremos evitar.

 La integración entre la gestión de la seguridad (HSE) y la del mantenimiento es la clave para mejorar las prestaciones de la industria e infraestructuras. Un módulo de HSE dentro del sistema EAM lo apoya con la prevención de riesgos relacionados con la seguridad, la calidad, la salud y el medio ambiente. Cuando dispone de un módulo integrado para ello, es fácil demostrar que cumple con la legislación vigente.

El módulo debe disponer de soluciones que digitalizan y respaldan los procesos de gestión de:

  • Permisos de trabajo.
  • Gestión de incidentes de HSE.
  • Procedimientos Lockout / Tagout (LO/TO).

7. Gestión de proyectos

Para cubrir el ciclo de vida completo de los activos, es sumamente importante poder gestionar los proyectos relacionados con los mismos, desde su diseño hasta su ejecución. En una organización se realizan múltiples proyectos anualmente de todo tipo, como puede ser ampliar una línea de producción, modificar las oficinas, automatizar activos, etc.  Un sistema EAM debe disponer de un módulo de gestión de proyectos para tener un punto centralizado donde gestionar y supervisar todos los subproyectos y trabajos asociados.

Entre las funcionalidades deseadas de un módulo de gestión de proyectos se encuentran:

  • Generación de subproyectos y órdenes de trabajo asociadas.
  • Gestión de órdenes de trabajo.
  • Planificación de proyectos y sus OT.
  • Diagrama de Gantt en tiempo real.
  • Registro y control de costes.
  • Documentación.

8. Cuadros de mando e informes

Los objetivos de una organización están para mejorar y crecer al cumplirlos. Por lo tanto, se requiere poder monitorizar el estado de esos objetivos constantemente. Monitorizar el progreso, comprender los costos, realizar el seguimiento de los KPI principales del departamento y cerciorarse del cumplimiento de las regulaciones.

Por ello, es indispensable que un sistema EAM disponga de:

  • Seguimiento de la planificación y el progreso.
  • Seguimiento de la ejecución de las actividades.
  • Garantía de Acuerdos de Nivel de Servicio.
  • Aclaración de costos.
  • Varias estadísticas, como un top 10 de causas de fallos.

9. Herramienta de movilidad

Hoy en día no podemos vivir sin un teléfono móvil. Sin él, tenemos la sensación de que nos falta algo. Lo mismo sucede con un sistema EAM. Es indispensable que disponga de su propia app móvil para extraer el máximo beneficio del mismo y aumentar la eficiencia laboral.

Conectarnos desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo es indispensable para poder ejecutar cualquier acción o consultar información en campo, independientemente del perfil que lo realice.

No obstante, hay ciertas zonas donde no disponemos de cobertura móvil o WiFi, por ello, es necesario que este tipo de soluciones permitan trabajar también en modo offline.

10. Integración

Extrae el máximo valor de un sistema EAM integrándolo con otros sistemas

Una capacidad indispensable en un sistema EAM, es que disponga de altas capacidades de integración con otros sistemas. Para automatizar procesos y extraer el máximo beneficio de una solución de este tipo es indispensable el intercambio de datos con otros sistemas como pueden ser: ERP, SCADA, BIM, GIS, gestores documentales o herramientas de analítica de negocio (BI) entre otros.

Con la integración de sistemas es posible ir un paso más allá y asegurar la excelencia operativa de los procesos de la organización.

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Nuestras soluciones y productos son herramientas complejas que requieren amplios conocimientos, a menudo desde aproximaciones y áreas diferentes. Puedes contar con nosotros.

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